Que sont-ils devenus ? SENA SERVICES, Nathalie ARMENGAUD, candidate du Prix TPE 2020

By août 12, 2021Uncategorized

Votre activité en quelques mots

Sena Services est une société de secrétariat externalisé composée de 3 assistantes au service des TPE/PME, des artisans et professions libérales de la région toulousaine.

Outre la gestion de l’administratif courant (collecte de toutes les pièces comptables à destination des cabinets d’experts comptable), nous nous démarquons par notre spécificité sur le secteur du BTP et par la gamme de services proposés qui représente un véritable atout pour nos clients du BTP. Nous sommes ainsi capables de gérer :

  • Appels d’offres dématérialisés
  • Les phases préparatoires de chantier PPPSP, guide sanitaire,…)
  • Le suivi des qualifications (Qualibat, Qualipac, Qualisol, qualifelec, Qualiforage,…)
  • Les comptes proratas
  • Les situations de travaux & Décomptes Général définitif (DGD)
  • Le dépôt des situations et factures sur Chorus
  • Le suivi des règlements
  • Les formations qualités / sécurité du personnel
  • La mise en conformité de l’affichage légal avec la mise en place ou une veille sur le document unique

Nous intervenons sur site et / ou à distance, en support continu ou ponctuel pour plus de flexibilité. Nous prodiguons un travail et des prestations de proximité avec les entreprises

  • Qui ont des problématiques administratives
  • Ou, qui ont pris conscience de l’ampleur de l’administratif dans le quotidien de leur entreprise et souhaitent déléguer cette partie afin de pouvoir se consacrer à l’essentiel de leur activité.

Pourquoi avoir souhaité participer au Prix de la TPE durant la crise sanitaire 2020 ?

Notre souhait de participer au trophée TPE 2020 a été décidé collectivement avec mes collaboratrices.

Chacune fortes de nos expériences en télétravail depuis de nombreuses années (c’est-à-dire la création de Sena Services en 2012), ont eu à cœur de porter haut les fleurons de notre métier d’Assistante et de démontrer que quelle que soit la situation (sanitaire, économique, ou autre…), avoir une assistante à ses côtés est le bien le plus précieux des chefs d’entreprises, notion dont ils n’ont pas toujours eu conscience, mais dont certains ont pris la mesure de l’importance de ce poste l’année dernière avec la crise sanitaire et l’augmentation de l’administratif lié à cette crise.

Avez-vous été confronté à des difficultés pendant et après le confinement ?

Notre activité de secrétariat externalisé n’a pas vraiment connu de difficultés durant cette crise si ce n’est un surcroit d’activité pour aider administrativement les sociétés qui étaient perdues dans toutes les informations qui étaient véhiculées (par les médias, les experts-comptables, internet, etc.). Notre seule difficulté a été d’arriver à tout gérer dans les temps impartis et nous y sommes parvenus au détriment de longues journées de télétravail, mais avons eu également la sensation du travail bien accompli pour la plus grande satisfaction de nos clients.

Quelles mesures avez-vous prises et quelles actions ont été mises en place ?

La base de notre activité étant 70% de télétravail et 30% sur site (avant période COVID), nous avons su nous adapter très facilement au 100% de télétravail. Mes collaboratrices sont restées exclusivement en télétravail et j’étais la seule à faire le lien entre les entreprises et elles. Je récupérais les éléments dans les boites aux lettres des clients 2 fois par semaines et alimentais mes collaboratrices par fichiers scannés directement sur leur boite mail ou par WeTransfert. Une réunion zoom était prévue quotidiennement afin de voir si elles ne rencontraient pas de difficultés avec les éléments reçus. Chaque collaboratrice et moi-même avons entretenu durant cette période le contact téléphonique quotidien avec nos clients respectifs dans le but de les aider s’ils rencontraient une problématique administrative inconnue.

Comment envisagez-vous lavenir dans votre entreprise notamment avec la crise sanitaire ? À court terme et moyen terme ?

L’année écoulée a démontré que l’avenir de Sena Services ne dépend pas de la crise sanitaire, mais de notre organisation et notre capacité d’adaptation. Ces 2 notions essentielles nous ont permis de traverser cette période sans encombre et contre toute attente de voir arriver jusqu’à nous des entreprises qui étaient contre l’externalisation de l’administratif avant 2020 et qui se sont rendu compte par cette période que beaucoup de tâches étaient réalisables à distance.

A court et moyen terme, nous allons continuer à prodiguer cet accompagnement de proximité pour les entreprises qui nous font et nous ferons confiance, car c’est cette proximité qui est à ce jour la clé de notre réussite.

Sena Services a également un projet de création de 2 postes d’assistantes dans l’année à venir, ce qui portera le nombre de collaboratrices à 5.

Et enfin, recommanderiez-vous le Prix de la TPE aux autres TPE ? Si oui pourquoi ?

Nous recommandons à toutes les entreprises qui le souhaitent et qui le peuvent de prendre le temps de candidater à ce trophée. C’est une manière de faire un bilan écrit lors du remplissage du dossier, mais également de récompenser les collaborateurs si victoire il y a.